Sie zahlen jeden Monat Nebenkosten, aber haben nie eine Abrechnung erhalten? Damit sind Sie nicht allein. Viele Vermieter versäumen es, die jährliche Nebenkostenabrechnung fristgerecht — oder überhaupt — zu erstellen. Das Problem: Ohne Abrechnung wissen Sie nicht, ob Sie zu viel zahlen.
Warum eine fehlende Abrechnung ein Problem ist
Ihre monatliche Nebenkosten-Vorauszahlung ist eine Schätzung. Die tatsächlichen Kosten können höher oder niedriger sein. Ohne Abrechnung erfahren Sie das nie.
Was Ihnen möglicherweise entgeht:
- Guthaben — Wenn Ihre Vorauszahlungen höher waren als die tatsächlichen Kosten, steht Ihnen Geld zu. Ohne Abrechnung wird es nie ausgezahlt.
- Transparenz — Sie haben keine Möglichkeit zu prüfen, ob die abgerechneten Kosten überhaupt korrekt und umlagefähig sind.
- Kontrolle über Vorauszahlungen — Ohne Abrechnung kann der Vermieter die Vorauszahlungen nicht anpassen — aber Sie wissen auch nicht, ob der aktuelle Betrag angemessen ist.
Beispiel: Bei einer Vorauszahlung von 200 € pro Monat und tatsächlichen Kosten von 170 € pro Monat zahlen Sie 360 € pro Jahr zu viel. Über 3 Jahre sind das über 1.000 €, die der Vermieter behält.
Ihre Rechte: Der Vermieter muss abrechnen
Wenn in Ihrem Mietvertrag Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart sind (nicht eine Pauschale), hat der Vermieter die gesetzliche Pflicht zur jährlichen Abrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB).
Die wichtigsten Regeln:
- Abrechnungspflicht: Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.
- Nachzahlungen verfallen: Kommt die Abrechnung zu spät, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung. Sie müssen dann nicht nachzahlen — egal was die Abrechnung zeigt.
- Guthaben bleibt: Ihr Anspruch auf ein Guthaben bleibt bestehen, auch wenn die Abrechnung verspätet kommt. Die Frist schützt nur den Mieter, nie den Vermieter.
- Recht auf Einbehalt: Wenn der Vermieter trotz Aufforderung keine Abrechnung erstellt, dürfen Sie laufende Vorauszahlungen zurückbehalten (BGH VIII ZR 115/15). Das ist ein starkes Druckmittel.
Vorauszahlung oder Pauschale? Ein Blick in den Mietvertrag
Bevor weitere Schritte folgen, lohnt sich ein Blick in den Mietvertrag. Es gibt zwei Modelle:
| Modell | Abrechnung? | Nachzahlung/Guthaben? |
|---|---|---|
| Vorauszahlung | Ja, jährlich verpflichtend | Ja — Differenz wird ausgeglichen |
| Pauschale | Nein | Nein — Betrag ist fix |
Steht in Ihrem Mietvertrag „Vorauszahlung" oder „Abschlagszahlung", haben Sie Anspruch auf eine Abrechnung. Steht dort „Pauschale" oder „pauschal", gibt es keine Abrechnung — dafür aber auch nie eine Nachzahlung.
So gehen viele Mieter vor
- Mietvertrag prüfen — Zunächst sicherstellen, dass Vorauszahlungen (nicht Pauschale) vereinbart sind.
- Schriftlich auffordern — Ein formelles Schreiben kann per Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Eine übliche Frist beträgt 4 Wochen.
- Einbehalt ankündigen — Im Schreiben kann darauf hingewiesen werden, dass laufende Vorauszahlungen zurückbehalten werden, falls die Abrechnung nicht kommt (BGH VIII ZR 115/15).
- Guthaben einfordern — Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, kann die Auszahlung eingefordert werden.
- Abrechnung prüfen lassen — Wenn die Abrechnung endlich kommt, lohnt sich eine sorgfältige Prüfung. 9 von 10 enthalten Fehler.
Abrechnung einfordern — kostenloses PDF
Mit diesem Tool lässt sich ein fertiges Schreiben erstellen, das den Vermieter zur Erteilung der ausstehenden Abrechnung auffordert — rechtlich fundiert, mit Fristsetzung und Hinweis auf Ihr Zurückbehaltungsrecht:
Kostenlos: Abrechnung einfordern
Hier lässt sich ein fertiges Schreiben erstellen, mit dem der Vermieter zur Erteilung der ausstehenden Nebenkostenabrechnung aufgefordert werden kann.
Dieses Schreiben dient als Vorlage und stellt keine Rechtsberatung dar. Sobald Sie die Abrechnung erhalten, können Sie sie mit NeKo Check auf Fehler prüfen lassen.
Verjährung: Wie weit können Sie zurückgehen?
Ihr Anspruch auf Erteilung der Abrechnung verjährt nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Abrechnungsanspruch entstanden ist.
Beispiel: Die Abrechnung für 2023 hätte bis 31.12.2024 kommen müssen. Ihr Anspruch auf Erteilung verjährt am 31.12.2027. Sie können also noch bis Ende 2027 die Abrechnung für 2023 einfordern.
Tipp: Es kann sinnvoll sein, im Schreiben gleich alle fehlenden Abrechnungen der letzten Jahre einzufordern. Je länger keine Abrechnung erstellt wurde, desto größer ist das potenzielle Guthaben.
Abrechnung erhalten? Jetzt lohnt sich die Prüfung
Wenn die Abrechnung endlich kommt, ist die Arbeit nicht vorbei — sie fängt erst an. Denn die Tatsache, dass Ihr Vermieter die Abrechnung jahrelang verschleppt hat, ist kein gutes Zeichen für die Sorgfalt der Berechnung.
Wichtig: Auch bei einer verspäteten Abrechnung haben Sie 12 Monate ab Zugang Zeit, Fehler zu beanstanden (alle Fristen im Überblick). Nachzahlungen müssen Sie bei einer verspäteten Abrechnung nicht leisten — aber ein Guthaben steht Ihnen zu.
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Abrechnung automatisch prüfen lassen
Sobald Sie die Abrechnung erhalten, können Sie sie von NeKo Check prüfen lassen — automatisch, jede Position, mit fertigem Widerspruchsschreiben bei Fehlern.
Häufig gestellte Fragen
Muss mein Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Ja, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart sind, ist der Vermieter gesetzlich verpflichtet, einmal jährlich eine Abrechnung zu erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Pflicht entfällt nur bei einer Nebenkostenpauschale.
Was ist der Unterschied zwischen Vorauszahlung und Pauschale?
Bei einer Vorauszahlung wird monatlich ein geschätzter Betrag gezahlt, der jährlich abgerechnet wird. Bei einer Pauschale ist der Betrag fix — es gibt keine Abrechnung und keine Nachzahlung oder Erstattung. Ein Blick in den Mietvertrag zeigt, was vereinbart ist.
Kann ich mehrere Jahre rückwirkend einfordern?
Ja. Der Anspruch auf Erteilung der Abrechnung verjährt nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Sie können also Abrechnungen für die letzten 3 Jahre einfordern.
Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnung nie erstellt?
Dann verliert der Vermieter sein Recht auf Nachzahlungen für den betroffenen Zeitraum. Ihr Guthaben-Anspruch bleibt bestehen. Außerdem können Sie laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung kommt (BGH VIII ZR 115/15).
Bekomme ich Geld zurück, wenn die Abrechnung ein Guthaben zeigt?
Ja. Unabhängig davon, wie spät die Abrechnung kommt — Ihr Guthaben steht Ihnen zu. Die 12-Monats-Frist schützt nur den Mieter: Der Vermieter verliert Nachzahlungsansprüche, aber Sie verlieren nie Ihr Guthaben.
Was mache ich, nachdem ich die Abrechnung erhalten habe?
Eine sorgfältige Prüfung der Abrechnung lohnt sich — 9 von 10 enthalten Fehler. Für einen Widerspruch bleiben 12 Monate ab Zugang. NeKo Check prüft die Abrechnung automatisch und erstellt bei Fehlern ein fertiges Widerspruchsschreiben.